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Zukunftssichere Softwareeinrichtung leicht gemacht

Software die Ihr Unternehmen versteht und die Effizienz fördert. Wir beraten Sie und entwickeln die passende Lösung für Ihre Prozesse. Durch maßgeschneiderte Schulungen für die jeweiligen Mitarbeiter sichern wir außerdem die optimale und gewinnbringende Systemeinführung.

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Zukunftssichere Software-
einrichtung leicht gemacht

Die Einführung eines ERP-Systems stellt für jedes Unternehmen eine strategische Herausforderung dar. Auf der einen Seite zeigen Erfahrungen, dass viele Kunden ihre Mitarbeiter nur sehr eingeschränkt für die dauerhafte Begleitung des Projekts freistellen können. Andererseits bietet die agile Projektmethodik, die auf intensiver Zusammenarbeit zwischen den Projektpartnern basiert, ein hohes Maß an Flexibilität und regelmäßiges Feedback. Durch die iterative Arbeitsweise werden Zwischenergebnisse regelmäßig überprüft und angepasst, was die Gefahr minimiert, dass die Anwender erst nach dem Go-Live erstmals mit dem neuen System in Berührung kommen.

Dieses erprobte Vorgehensmodell stellt einen Kompromiss dar, der die Verfügbarkeit der Mitarbeiter des Kunden berücksichtigt und gleichzeitig möglichst viele Meilensteine definiert, die eine enge Interaktion und ständiges Feedback aller Beteiligten gewährleisten. So wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter optimal genutzt, während das Projektmanagement für Transparenz und Planbarkeit sorgt.

Erfolgsfaktoren für eine gelungene ERP-Einführung

Eine erfolgreiche ERP-Einführung setzt voraus, dass der Implementierungspartner die Branche und das Geschäft des Unternehmens versteht. Der Partner muss beratungsstark sein und den Fokus auf die Kernprozesse und Stammdaten legen, die den entscheidenden Wettbewerbsvorteil des Unternehmens ausmachen. Bei der Neueinführung eines ERP-Systems sollten sämtliche Geschäftsprozesse auf ihre aktuelle Relevanz überprüft werden. Es ist nicht sinnvoll, ein modernes ERP-System anzupassen, um alte, nicht mehr effiziente Prozesse abzubilden. Nur in den Kernprozessen, die dem Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil sichern, sind Abweichungen vom Standard sinnvoll.

Ein weiterer Stolperstein ist das Festhalten an Altsystemen, nur weil bestimmte Auswertungen darauf basieren. Hier entstehen oft hohe, unnötige Kosten. Moderne ERP-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten, Datenmigration und Prozessoptimierung effizient und zukunftssicher zu gestalten.

Kostentreiber erkennen und vermeiden

Um die Kosten eines ERP-Projekts im Rahmen zu halten, sollten einige grundlegende Prinzipien beachtet werden:

Schnelle Prototypenverfahren verhindern, dass nachträglich „vergessene“ Anforderungen kostenintensiv nachträglich integriert werden müssen.

Anpassungen sollten möglichst über Customizing erfolgen, um die Upgrade-Fähigkeit des Systems zu bewahren. Dabei gilt die Regel: Standardprozesse soweit wie möglich übernehmen und Individualisierungen nur bei Prozessen vornehmen, die den Wettbewerbsvorteil sichern.

Unternehmen mit internationalen Aktivitäten müssen sicherstellen, dass die ERP-Software länderspezifische Vorschriften, Währungen und Steuergesetze abbilden kann. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet hier mit über 100 Länderversionen eine verlässliche Lösung.

Konsistente und bereinigte Stammdaten sind die Grundlage für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Es ist ratsam, diese bereits im Vorfeld der ERP-Einführung zu bereinigen.

Setzen Sie verstärkt auf Remote-Beratung und -Support, um Kosten für Vor-Ort-Besuche zu minimieren und dennoch schnelle Unterstützung sicherzustellen.

Vorteile einer professionellen ERP-Einführung

Eine professionelle ERP-Einführung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Schnelle Implementierung und Inbetriebnahme

Konsolidierte und bereinigte Datenbasis ohne Dubletten

Strukturierte Altdatenübernahme

Volle Kostenkontrolle durch transparente Projektplanung

Ständige Update-Fähigkeit durch die Verwendung von Business Central Extensions

Dauer einer ERP-Einführung

Die Dauer einer ERP-Einführung hängt von der Unternehmensgröße und der Komplexität der Prozesse ab. Kleine und mittelständische Unternehmen können mit einer Einführung in 4 bis 6 Monaten rechnen, während größere mittelständische Unternehmen eher 12 bis 18 Monate benötigen. Grundsätzlich gilt: Je näher Sie am ERP-Standard bleiben, desto schneller und kostengünstiger wird das Projekt.

Checkliste für die ERP-Einführung

Eine strukturierte Vorgehensweise hilft, typische Fehler bei der ERP-Einführung zu vermeiden:

1. Geschäftsführung muss das Projekt aktiv unterstützen.

2. Ein fachlicher Projektleiter mit Entscheidungsbefugnis ist essenziell.

3. Ein Key-User-Team sollte frühzeitig definiert werden.

4. Klare Ziele und Nicht-Ziele festlegen.

5. Prozesse identifizieren, die im ERP abgebildet werden sollen.

6. Für jeden Prozess muss ein Prozessverantwortlicher benannt werden.

7. Altfunktionen, die im neuen System verfügbar sein sollen, definieren.

8. Prozesse mit Wettbewerbsvorteil identifizieren und gegebenenfalls individualisieren.

9. Stammdaten bereinigen und entscheiden, welche Altdaten übernommen werden.

10. Entscheidung über die Bereitstellungsoption: SaaS oder On-Premise.

11. Rollen- und Berechtigungskonzepte für die Anwender festlegen.

Typische Probleme bei der ERP-Einführung

Die häufigsten Probleme bei einer ERP-Einführung entstehen durch:

Unklar definierte Projektziele, wie z.B. die Ablösung eines alten Systems oder die Unterstützung von Wachstum und Internationalisierung.

Eine falsche Ausrichtung des Projekts: ERP-Einführungen sind primär Veränderungsprojekte, keine reinen IT-Projekte.

Die Wahl eines ungeeigneten ERP-Anbieters oder Cloud-ERP-Lösungen, die nicht zu den Anforderungen des Unternehmens passen.

Durch eine gründliche Planung, die Einbindung aller relevanten Stakeholder und die Auswahl eines erfahrenen Implementierungspartners lassen sich viele dieser Stolpersteine jedoch vermeiden.

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